Deutscher Dialogmarketing Verband e.V.
Ehrenkodex E-Mail Marketing
(Stand 23. Februar 2011)

Präambel

Die im E-Mail Marketing tätigen Mitglieder des Deutschen Dialogmarketing Verbandes e.V., Wiesbaden, schaffen sich mit diesem Ehrenkodex einen Ordnungsrahmen für ihre Aktivitäten. Alle darin genannten Regelungen sind mindestens dann einzuhalten, wenn in Deutschland ansässige Adressaten per E-Mail angeschrieben werden. Sie verpflichten sich, die jeweils
geltenden gesetzlichen Vorschriften – insbesondere den Datenschutz, den Verbraucherschutz und
die Wettbewerbsregeln – zu beachten. Der DDV veröffentlicht eine regelmäßig aktualisierte Liste der Mitgliedsunternehmen, die sich zur Einhaltung des Ehrenkodex verpflichtet haben. Mit der Unterzeichnung des Ehrenkodex
erklärt sich das Unternehmen einverstanden, in die entsprechende Liste aufgenommen zu werden. Es gelten jeweils die Regelungen des Ehrenkodex, die auf das Leistungsangebot der Unterzeichner zutreffen.

Die Unterzeichner geben sich eine Geschäftsordnung, deren Regularien sie sich unterwerfen.

1.) Einholen der Erlaubnis zur Zusendung von E-Mails, Erhebung von Adressen sowie
Abmeldung

a. Einholen der Erlaubnis zur Zusendung von E-Mails und Erheben von Adressen

Es wird bei der Erhebung von Adressen strukturell sichergestellt, dass niemand gegen seinen Willen E-Mails zugesendet bekommt. Die Unterzeichner gestalten hierfu?r ihre Anmelde- und Adresserhebungsprozesse transparent und verständlich sowie in der Form, dass Nutzer ihre Daten und ihre Einverständniserklärung aktiv eingeben bzw. bestätigen mu?ssen. Davon ausgenommen sind Adressen, die von einem Unternehmen im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhoben wurden und von diesem fu?r die Werbung fu?r eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen
genutzt werden (§ 7 Abs. 3 UWG). Das Anmeldeverfahren muss mindestens im sogenannten Confirmed Opt-in-
Verfahren stattfinden. Der DDV empfiehlt nachdru?cklich das sogenannte Double Optin- Verfahren.
Die Willkommensnachrichten im Anmeldeprozess du?rfen keine Werbung enthalten; zulässig sind lediglich Informationen zu dem Dienst/den Diensten, fu?r welche(n) die Registrierung erfolgt.
Andere Verfahren der Adresserhebung sind nur dann zulässig, wenn der Beweis erbracht werden kann, dass ein Adressat sich selbst angemeldet hat. Bei der Erhebung der Adressen muss eine Trennung des Werbe-Opt-ins von den Teilnahmebedingungen/AGB durch eine separate Checkbox gewährleistet sein. In keinem Fall du?rfen Checkboxen vorausgefu?llt/vorangeklickt sein.
Bei der Adresserhebung generell und insbesondere u?ber das sog. Co-Sponsoring- Verfahren sind folgende Punkte zu erfu?llen:

- Der Co-Sponsoring-Veranstalter und alle Dritten (Sponsoren) mu?ssen mit Firmenname genannt werden.

- Die Nennung von Sponsoren muss in der Form erfolgen, dass die Firma/die Marke/das Produkt, fu?r die/das das Einverständnis in die Zusendung der Werbemails erteilt wird, identisch mit der Absenderkennung der Mails ist, so dass der Empfänger diese eindeutige zuordnen kann.

- Alle Sponsoren (unabhängig von der Anzahl) mu?ssen auf der gleichen Seite, auf der das Einverständnis in die Zusendung von Mails erteilt wird, aufgefu?hrt werden, so dass die Liste der Sponsoren z.B. nicht erst u?ber einen Link erreichbar ist.

- Die Anzahl der Sponsoren muss direkt im Opt-in-Text (Einwilligungstext) ausgewiesen sein.

- Folgende Informationen u?ber die Sponsoren mu?ssen u?ber einen direkten Zugang (ein Klick) erreichbar sein: Unternehmensname, Branche / Geschäftsbereich / Produkt(e) oder Dienstleistung(en), Kommunikationsweg und Link zur

Sponsoren-Homepage bzw. -Website.

b. Abmeldung und Widerruf der Erlaubnis, E-Mails zuzusenden

Die Unterzeichner des Ehrenkodex fördern den Grundsatz, dass eine Abmeldung einfacher sein muss als eine Anmeldung. Daher empfiehlt der DDV folgende Verfahrensweisen:

- Es sollte kein Login fu?r die Abmeldung notwendig sein.

- Es sollten maximal zwei Klicks notwendig sein, um sich von einem Newsletter abmelden zu können

- Es sollte als maximale Dateneingabe nur die E-Mail-Adresse oder der Username zur Abmeldung notwendig sein.

Die Unterzeichner stellen zudem folgende Punkte sicher:

Sowohl Abmeldungen u?ber Abmeldelinks wie auch Abmeldewu?nsche per Reply auf E-Mails werden unverzu?glich bearbeitet.
Wurde eine Einwilligung im Co-Sponsoring-Verfahren eingeholt, wird sichergestellt, dass der Einwilligende seine Einwilligung gegenu?ber dem Co-Sponsoring- Veranstalter und allen Sponsoren zentral beim Co-Sponsoring-Veranstalter widerrufen kann.

2.) Formale Anforderungen an E-Mails

Die Ehrenkodexunterzeichner fördern den Grundsatz der Transparenz gegenu?ber Nutzern des E-Mail Marketing. Sie stellen sicher:

a. Jede Nachricht trägt ein Impressum (Impressumspflicht), das ausgeschrieben ist. Die ausschließliche Verlinkung auf ein Impressum ist nicht zulässig.

b. Absendername und Absenderadresse mu?ssen den bei der Einwilligung genannten Unternehmensnamen enthalten.

c. Bei E-Mails mit werblichen Inhalten muss der Adresseigner / Opt-in Empfänger oberhalb des Contents / der Werbung genannt und klar erkennbar sein.

d. Jede E-Mail ist mit einem Hinweis auf die Möglichkeit des Widerrufs zu versehen. Dazu wird in jeder versendeten E-Mail ein Link eingefu?gt, u?ber den sich der Empfänger abmelden kann.

e. Es wird sichergestellt, dass ein E-Mail-Empfänger aufgrund der Absenderkennzeichnung (z.B. u?ber die Versand-Domain) aus jeder ihm zugestellten E-Mail problemlos zum Antragsteller Kontakt aufnehmen kann.

Daru?ber hinaus empfiehlt der DDV die folgenden ergänzenden Maßnahmen:

a. Angabe von Opt-in-Informationen: Hierzu wird in E-Mail-Nachrichten ein Link eingefu?gt, der zu einer Seite mit den Opt-in-Informationen des Nutzers fu?hrt: URL der Webseite der Anmeldung, Zeitpunkt der Anmeldung (Timestamp), angegebene EMail-Adresse, IP-Adresse.

b. Insbesondere in Willkommensnachrichten sollten die folgenden Informationen aufgefu?hrt werden:

- Link zur Datenschutzerklärung

- Anmeldeinformationen, wie z.B. E-Mail-Adresse, Stammdaten, etc.

- Informationen zu den bestellten Diensten oder Produkten.

3.) Datenverarbeitung und Datenschutz

Die Unterzeichner verpflichten sich insbesondere, die folgenden Punkte zu beachten:

a. Nachvollziehbarkeit: Es muss fu?r einzelne Adressen u?ber entsprechende technische Protokolle/Datenbankeinträge jederzeit nachvollziehbar sein, wann und wie diese erhoben worden sind.

b. Adressweitergabe: E-Mail-Adressdaten werden unter Beachtung der aktuellen Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes bzw. des TeleMedienGesetzes behandelt und nicht ohne ausdru?ckliche Zustimmung des Inhabers weitergegeben. Davon ausgeschlossen ist die Adressweitergabe an einen Dienstleister zum Zwecke des Verschickens einer E-Mail im Namen des Adresseigners oder zum Zwecke des Dublettenabgleichs. Solche Dienstleister sind vorab schriftlich auf die Einhaltung der Regelungen des Ehrenkodex zu verpflichten und mu?ssen die „DDV-Verpflichtungserklärung zur Auftragsdatenverarbeitung und Datenumgang“ (in der jeweils gu?ltigen
Fassung) hinterlegt haben.

c. Blacklist: Es wird betriebsintern eine Liste gefu?hrt, auf der Adressen von Empfängern gespeichert werden, die in einer Beschwerde geäußert haben, dass sie keinerlei weitere E-Mails erhalten möchten. Gegen diese Liste werden Verteiler abgeglichen, bevor werbliche E-Mails ausgesendet werden. Diese Vorgehensweise kann nur umgesetzt werden, wenn die Empfänger nicht auf einer vollständigen Löschung ihrer Daten bestehen.

d. Bounces: E-Mail-Adressen, welche bouncen und von denen aufgrund der zugehörigen Fehlerhistorie nicht erwartet werden kann, dass sie später wieder funktionieren werden, werden aus den Datenbeständen gelöscht oder zumindest markiert und nicht weiter angeschrieben. Entsprechende Auswertungen werden regelmäßig entweder spätestens nach jeder sechsten Aussendung oder spätestens alle vier Wochen vorgenommen.

4.) Geschäftsordnung

a. Informationspflichten: Die Unterzeichner verpflichten sich, ihre Kunden u?ber die Anforderungen und Inhalte des Ehrenkodex zu informieren und zu beraten.

b. Aufnahmeverfahren: Ein Antragsteller wird im Council bekanntgegeben. Die Mitglieder können innerhalb von zweiWochen schriftlich dagegen begru?ndet Einspruch erheben. Das Kontrollgremium pru?ft den Einspruch und die Aufnahme.

c. Kontrollgremium: Das Kontrollgremium besteht aus 3 Unterzeichnern des Ehrenkodex (1 Vorsitzender und 2 Beisitzer) und wird durch die Unterzeichner des Ehrenkodex auf 3 Jahre gewählt.

d. Verstöße: Bekanntwerdende Verstöße gegen die Grundsätze dieses Ehrenkodex werden vom Kontrollorgan E-Mail Marketing untersucht und geahndet. Das Kontrollorgan kann selbständig oder auf Antrag eines Mitgliedes tätig werden. Ein Antrag ist schriftlich an den Vorsitzenden des Kontrollorgans zu richten.

e. Das Kontrollorgan ist verpflichtet, alle ihm bekannten Beteiligten zu hören. Diese Anhörungen mu?ssen schriftlich dokumentiert werden. Das Kontrollorgan kann zu diesen Anhörungen angemessene Fristen (z.B. zwei Wochen) setzen.

f. Das Kontrollorgan kann folgende Entscheidungen treffen: Einstellung des Verfahrens, Verwarnung des betroffenen Mitgliedes, Verhängen von Auflagen, Veröffentlichung des Verstoßes gegen den Ehrenkodex, Entzug des Ehrenkodex, Empfehlung an den Vorstand des DDV, das betreffende Mitglied aus dem Verband auszuschließen.

g. Bei Befangenheit eines Mitglieds des Kontrollorgans kann dieses vom Verfahren ausgeschlossen werden. Bei Befangenheit aller Mitglieder entscheidet der Council- Vorsitzende u?ber das Verfahren.
h. Der Ehrenkodex E-Mail Marketing wird regelmäßig auf seine Aktualität u?berpru?ft.

5.) Glossar

a. Double Opt-in-Verfahren: Beim Double Opt-in-Verfahren trägt sich ein Adressat auf einer Website mit seiner E-Mail-Adresse ein und erhält anschließend eine Willkommensnachricht, in der ein Link angeklickt werden muss, um die Anmeldung zu bestätigen.

b. Confirmed Opt-in-Verfahren: Beim Confirmed Opt-in erhält der Adressat eine Willkommensnachricht. Er muss hier jedoch seine Anmeldung nicht aktiv mit einem Klick bestätigen, sondern er wird darauf hingewiesen, dass er seinen Eintrag löschen kann, wenn er auf einen beigefu?gten Abmeldelink klickt oder auf die Nachricht
antwortet.

c. Co-Sponsoring: Beim Co-Sponsoring-Verfahren (z.B. u?ber Gewinnspiele) erlangt der Veranstalter das Werbe-Opt-in sowie die Erlaubnis zur Adressweitergabe an einen oder mehrere Dritte.

d. Bounces: Werden E-Mails aufgrund technischer Gegebenheiten nicht zugestellt, spricht man von Bounces. Dabei wird zwischen Hard- und Softbounces unterschieden. Hardbounces machen eine Zustellung der E-Mail dauerhaft unmöglich (z.B. nicht mehr existierende Adressen). Softbounces sind temporäre technische Barrieren (z.B. volles Postfach, Nichterreichen der URL).

Hannover, 10. August 2011

skriptura dialog systeme GmbH